今日はこの本の紹介になります。
今日は「仕事効率化」のためのタスク管理について書いていきます。
今回の記事は「時間最短化、成果最大化の法則」という本から多数引用させていただいています。
因みに著者である木下 勝寿さんにご連絡させていただき、本の引用についてご了承をいただいております。
仕事の効率化に関してとても有益な本ですのでぜひチェックしてみてください。
・たくさん仕事を抱えていて残業時間が多い人
・もっと効率的に働きたい人
・自分の時間をもっと有効活用したい人
・働き方改革の具体策を知りたい人
タスクは極力減らす
仕事を効率化するために、タスク管理は絶対に必要です。
教員という仕事は多岐にわたる仕事を抱えます。
そのため、何をしないといけないのかを把握する必要があります。
しかし、私がタスク管理をし始めた頃はとにかくたくさんのタスクを作成していました。
タスク管理の名の下に、タスクを管理できていない状況でした。
しかし、最近は極力タスク自体を減らすようにしています。
そのためにも、タスクに追加する前にすぐに終わらせます。
「重要度」「緊急度」のどちらかが低くても、すぐ終わるものを先にやる方が成果は上がる。
「時間最短化、成果最大化の法則」より
「発生→タスク管理→実行」が「発生→実行」となるので、タスク管理の手間が省け、キャパが増える
記憶が鮮明なうちに終わらせることで、精度の高い仕事ができます。
例えば、行事などのアンケートや反省などはその場で書いて提出します。
そうすることで締め切りなどを意識せずに仕事を終わらせることができます。
とにかく５分以内に終わる仕事は、課せられた瞬間に取り掛かりすぐに終わらせよう！
「想定外のことだからしょうがない」はNG
この書類の締め切りの期限は昨日だったか、、、
でも、昨日急な生徒指導が入ったから、しょうがないか、、、
その考え方はダメだよ！
想定外も想定に入れて仕事をしないと！
タスクを管理する上で期限を設定することが重要です。
その中でも期限に遅れる人は「想定外のことが起きたので、期限に遅れたのは仕方がない」と言います。
果たして本当に仕方がなかったのでしょうか？
そのタスクの期限を１日前に設定していたら、間に合ったのではないでしょうか？
タスクを管理する上でもバッファと言う考え方は必要です。（バッファ＝余白の時間）
スタート自体を早める
「時間最短化、成果最大化の法則」より
「いつ、何をしなければいけないか」がわかっているものは常に想定外の事態が起こるという前提で余裕を持った日程でスタートする。
私はタスク管理をするときは本当の締め切りよりも少し早めに自分だけの締め切りを作っています。
そうすることで、急な生徒指導や想定外のことが起きても対応できる余白を作ることができます。
まずは自分だけの締め切りを作ってみましょう！
ボールペン開発になっていないか？
これは宇宙開発に関するNASAの小話です。（諸説あり）
ボールペンは無重力状態ではインクがペン先まで届かず、宇宙空間では書けない。
「時間最短化、成果最大化の法則」より
そこでＮＡＳＡの優秀な科学者が10年の歳月と１２０億ドルをかけ研究を重ね、無重力でも、上下逆にしても、水の中でも、氷点下でも、高温の状態でも書けるボールペンを開発した。
一方、ロシア（ソ連）は鉛筆を使ったという。
大きなタスクをこなすためには多くの時間を要します。
しかし、タスクというのは目的を達成するための手段でしかありません。
NASAでの小話で言うと、目的は「宇宙で書く作業をする」ことです。
そのための手段として、「ボールペン開発」や「鉛筆を使う」ことがあります。
つまり、なんのためにそのタスクが存在しているかを把握し、その手段として最も効率のいいものを選べばいいのです。
いつも遅くまで残業している人はこの「ボールペン開発」をしている人が多いように思います。
本当にその仕事は必要なのか？
そんなところから考えてみてください。
まとめ
教師の仕事は本当に多忙を極めます。
学校や地域単位で働き方改革が進んでいればいいのですが、なかなかそんなにうまくはいきません。
なので、まずは自分でできるセルフ働き方改革を行なっていきましょう。
そのためにも今回の記事や「時間最短化、成果最大化の法則」の本を参考にしてみてください！
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